PERSONVERNERKLÆRING FOR Omtre AS

Omtre AS sin behandling av personopplysninger vedrørende besøkende på nettsidene omtre.no og sirktre.no, kundekontakter, ansatte og jobbsøkende.

NB! Kopiering fra denne personvernerklæringen er ikke tillatt og anses som brudd på åndsverkloven.

 

Når du bruker nettsiden vår og/eller er i kontakt med oss gjennom telefon, epost eller på annen måte vil Omtre AS behandle personopplysninger om deg. Nedenfor finner du derfor informasjon om personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør dette og dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er Omtre AS ved Kristine Nore. Kontaktinformasjonen til Omtre AS er:

Adresse: Øvre Noreveien 2, 3536 Noresund

E-post: kristine.nore@omtre.no

Organisasjonsnummer: 825 181 342

Personvernombud Ingrid Alice Kvitberg v/ Omtre AS

E-post: ia@omtre.no

 

For spørsmål du måtte ha om vår behandling av dine personopplysninger kan du kontakte oss på epost eller telefon.

Rettighetene dine

 

Hvis du vil benytte deg av en av dine rettigheter, kan du sende oss en e-post på kristine.nore@omtre.no eller ia@omtre.no. Du har krav på svar så raskt som mulig, og senest innen 30 dager. Les mer om alle rettighetene dine på Datatilsynets sider

  • Innsyn i og retting av egne opplysninger: Du kan be om en kopi av alle opplysninger vi behandler om deg, og be oss om å rette opplysninger som ikke er riktige.  

  • Sletting eller begrensning: I noen situasjoner kan du be oss om å slette og/eller begrense behandlingen av opplysninger om deg selv.  

  • Protestere mot en behandling av personopplysninger: Dersom vi behandler opplysninger om deg på bakgrunn av berettiget interesse, har du rett til å protestere på det.  

  • Dataportabilitet: Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysninger om deg til deg eller til annen behandlingsansvarlig.  

  • Du kan klage til Datatilsynet på vår behandling av personopplysninger. Vi håper at du vil si ifra direkte til oss først, så vi kan prøve å løse saken for deg på en god måte.  

Hvem vi behandler personopplysninger om

 

Vi behandler personopplysninger om kontaktpersoner tilhørende: 

  • Samarbeidspartnere (tilknyttede bedrifter, studenter)

  • Potensielle samarbeidspartnere (potensielle tilknyttede bedrifter)

  • Kunder

  • Virksomheter som vurderer å bli kunde sine kontaktpersoner

  • Leverandører

 I tillegg behandler vi personopplysninger om:

  • Besøkende på nettsiden 

  • Jobbsøkere

  • Ansatte

  • Tidligere ansatte

Hvordan vi samler inn personopplysninger

 

Det er frivillig å oppgi personopplysninger til oss. For at vi skal kunne levere produkter eller tjenester trenger vi imidlertid en rekke opplysninger fra deg, for å kunne gjennomføre handelen. Vi bruker ikke automatiserte avgjørelser eller profilering i behandlingen av personopplysningene dine. 

 

For de tilfeller hvor vi behandler personopplysninger med grunnlag i samtykke, ønsker vi å gjøre deg oppmerksom på at du når som helst kan trekke tilbake samtykket uten at dette påvirker lovligheten av en behandling som skjedde før du trakk samtykket tilbake. [A3] 

 

Vi behandler personopplysninger knyttet til:   

 

Henvendelser fra deg  

Når du henvender deg til oss via nettsiden (kontaktskjema, kommunikasjonsverktøy), på e-post, via telefon (anrop, tekstmelding) eller sosiale medier, behandler vi personopplysninger. Avhengig av hvor og hvordan du sender oss melding, kan dette være kontaktinformasjon i form av epost og telefonnummer, IP-adresse og øvrige opplysninger du velger å sende til oss.  

 

Formålet er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), der de berettigede interessene er å kunne svare på henvendelser fra deg, for historikk, og for å ha dokumentasjon i tilfelle vi mottar reklamasjoner, klager eller rettslige krav. 

 

Vi går gjennom, arkiverer og sletter henvendelser etter behov, men ikke sjeldnere enn annethvert år. Henvendelser vi er pliktig til å oppbevare, som dokumentasjon i forbindelse med en reklamasjon-/klagesak, lagres til fristen for å reklamere/klage er utløpt (to eller fem år). Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven. 

 

Kjøp av tjenester

Når din virksomhet kjøper tjenester fra oss, behandler vi personopplysninger tilknyttet den enkelte kontaktperson i virksomheten. Dette kan være kontaktinformasjon i form av navn, epost og telefonnummer. Vi vil i tillegg behandle opplysninger om bestillings- og betalingsinformasjon og kjøpshistorikk tilknyttet virksomheten, hvor kontaktpersonens navn kan fremkomme.  

 

Formålet er å kunne levere tjenester til din virksomhet etter bestilling, og for ha en historikk over solgte tjenester. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) avtale og bokstav c) rettslig forpliktelse. Regnskapsmateriale oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven. 

 

Jobbsøking og ansettelser 

Når du søker på jobb hos oss behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon i form av navn, epost og telefonnummer, CV og andre opplysninger vi trenger for å kunne vurdere søknaden din, for eksempel søknad, attester, referanser og vitnemål. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a), og eventuelt artikkel 9 nr. 2 a) dersom søknaden din inneholder særlige kategorier personopplysninger. Opplysningene lagres så lenge det er relevant for å gjennomføre søknads- og ansettelsesprosessen, og slettes når prosessen er gjennomført. 

 

For ansatte behandler vi personopplysninger som nevnt over, i tillegg til opplysninger som er nødvendig for å kunne utbetale lønn og ellers administrere arbeidsforholdet slik som kontonummer, din bostedsadresse, opplysninger ifm. nødvendig tilrettelegging av arbeidsplassen mv. Behandlingsgrunnlaget for dette er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b), og eventuelt artikkel 9 nr. 2 b) ved særlige kategorier personopplysninger. Opplysninger om ansatte slettes som hovedregel når arbeidsforholdet opphører, med mindre særlige grunner (som tvist om oppsigelse eller avskjed) gjør det nødvendig å oppbevare dem lenger. Opplysninger knyttet til lønnsadministrasjon oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven. 

 

Arrangementer, også digitale 

Når du deltar på gratis arrangementer hos oss behandler vi personopplysninger i form av kontaktinformasjon herunder navn, epost og telefonnummer. For betalingsarrangementer samler vi i tillegg inn bestillings- og betalingsinformasjon. Formålet er å kunne tilby kunder og potensielle kunder relevante kurs, foredrag og workshops. Behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 a) samtykke eller b) avtale. Opplysningene oppbevares inntil du trekker samtykket ditt tilbake og eventuelt ber om at de blir slettet, eller, ved avtale, inntil fem år etter reglene i bokføringsloven.  For informasjon som oppbevares med grunnlag i bokføringsloven anvendes personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c) som behandlingsgrunnlag.

 

Leverandører, samarbeidspartnere og databehandlere 

Når du inngår en avtale med oss enten som leverandør, samarbeidspartner eller databehandler, behandler vi personopplysninger som kontaktinformasjon i form av navn, epost og telefonnummer. Øvrige opplysninger er normalt sett knyttet til en virksomhet, og således ikke personopplysninger. Formålet er å kunne inngå slike avtaler, og behandlingsgrunnlaget er personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 b) avtale. For informasjon som oppbevares med grunnlag i bokføringsloven anvendes personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 c) som behandlingsgrunnlag. Opplysningene oppbevares inntil fem år, etter reglene i bokføringsloven. 

 

Bruk av nettsiden 

Når du bruker nettsiden vår behandler vi personopplysninger som IP-adresse og andre tekniske data, samlet inn via informasjonskapsler og analyseverktøy. Formålet er å gi deg en god brukeropplevelse, samt å utarbeide statistikk for å kunne forbedre og utvikle nettsiden og tjenestetilbudet vårt. Behandlingsgrunnlaget er samtykke fra deg som bruker, samt personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 f), der de berettigede interessene er forbedre nettsiden og tjenestetilbudet vårt. Les mer i neste kapittel.   

 

Informasjonskapsler og analyseverktøy 

Webanalyse og informasjonskapsler

Vi bruker analyseverktøy fra Google Analytics og Hotjar på vår nettside omtre.no og sirktre.no. Ved å lukke meldingsboken som kommer opp når du besøker nettsiden samtykker du i bruken vår av informasjonskapsler ("cookies"), og du samtykker i at Google Analytics sine retningslinjer for personvern også gjelder for denne behandlingen.

Google Analytics er satt opp slik at IP-adressene kun behandles i anonymisert form. Analyseverktøyet Hotjar bruker en informasjonskapsel som sporer trafikken på omtre.no og sirktre.no.

Informasjonskapsler er små tekstfiler som plasseres på din datamaskin når du laster ned en nettside. Vi bruker informasjonskapsler til å generere statistikk og til webanalyse for å tilrettelegge for best mulig funksjonalitet og brukeropplevelse på nettsidene.

Skru av eller slette informasjonskapsler 

Du kan selv skru av og/eller slette informasjonskapsler i nettleseren din. På nettstedet nettvett.no kan du lære hvordan du gjør dette for de fleste nettlesere. Der kan du også lære mer om sikrere bruk av internett. Hvis du skrur av eller sletter informasjonskapsler kan du imidlertid endre brukeropplevelsen din på et nettsted, og noen ganger vil ikke tjenester på en nettside fungere hensiktsmessig lengre. 

 

Hvem vi deler personopplysninger med 

For å kunne drive virksomheten vår, er vi noen ganger nødt til å dele personopplysningene dine med parter som: 

  • Databehandlere: leverandører av ulike tjenester som behandler personopplysningene dine på våre vegne (for eksempel for IT- og administrasjonstjenester, regnskap, skylagring, webhotell, utsendelse av e-poster og lignende)

  • Profesjonelle rådgivere fra bransjer som advokat, finans, regnskap, revisjon og forsikring

  • Brukerstøtte for IT- og administrasjonssystemer

  • Offentlige myndigheter vi er pliktig å rapportere til

Vi krever at alle vi deler personopplysningene dine med, sikrer dataene dine i henhold til god informasjonssikkerhet, og etter kravene i personvernforordningen. Vi inngår databehandleravtale med alle leverandører som behandler personopplysninger på våre vegne.  

 

Overføring av personopplysninger utenfor EU/EØS 

I noen tilfeller overføres personopplysningene dine utenfor EU/EØS, for eksempel der vi bruker leverandører utenfor EU/EØS til å håndtere utsendelse av nyhetsbrev, til å behandle kundeopplysninger, for å tilgjengeliggjøre produkter og tjenester på nettsiden vår, for sikkerhet på nettsiden vår og ellers for å kunne drive virksomheten vår på en trygg og effektiv måte. 

 

Overføring av personopplysninger til utenfor EU/EØS er kun tillatt til land EU-kommisjonen har godkjent, eller under nødvendige garantier etter personvernforordningen. Dette kan være bruk av EUs standardkontrakter, eller bindende virksomhetsregler. Dersom du vil vite hvilke leverandører vi bruker utenfor EU/EØS, og få tilgang til dokumentasjon av nødvendige garantier, kan du kontakte oss på e-post  kristine.nore@omtre.no eller ia@omtre.no.

 

Sikkerhet 

Vi tar informasjonssikkerhet på alvor, og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysningene dine på best mulig måte. Blant annet bruker vi sterke passord, kryptering av data, tilgangskontroll, sikkerhetskopiering og tofaktorautentisering for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måter påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysningene dine. 

Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene dine i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support). 

Vi har etablert rutiner for håndtering av brudd på datasikkerhet, og vi vil, ved avvik, sende avviksmelding til Datatilsynet innen 72 timer etter oppdaget brudd. Dersom bruddet medfører høy personvernrisiko, vil vi også varsle berørte registrerte.  

 

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no.

 

Endringer

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her.  Hvis vi har dine kontaktopplysninger, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. Ellers vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

 

Oppdatert 23.08.2022